คุณคงเคยได้ยินเกี่ยวกับข้อดีต่างๆที่ VOIP ทำได้มากกว่าบริการโทรศัพท์แบบดั้งเดิม สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางไม่มีทางเลือกที่ดีไปกว่าการเปลี่ยนมาใช้ระบบโทรศัพท์ VoIP การประหยัดค่าใช้จ่ายระยะยาวที่ได้จากจากเทคโนโลยี VoIP เป็นแรงจูงใจที่ยิ่งใหญ่ที่จะดำเนินการเปลี่ยน แต่แท้จริงแล้วผลประโยชน์ไม่ได้หยุดอยู่แค่นั้น
ระบบ VoIP ที่ดีที่สุดของคุณไม่ว่าจะอยู่บน cloud หรือ on-premises สามารถทำอะไรได้มากกว่าที่คุณคาดหวังและทำให้คุ้มค่า ความคล่องตัวการใช้งานที่ยอดเยี่ยมนั้นได้กำหนดการสื่อสารแห่งอนาคต
ในบทความนี้ค้นพบ 10 สิ่งที่เหลือเชื่อระบบโทรศัพท์ VoIP ที่ทันสมัยสามารถทำได้เพื่อคุณ
1. มีหมายเลขท้องถิ่นในประเทศต่างๆสำหรับการแสดงตนระหว่างประเทศ
ทุกวันนี้องค์กรต่าง ๆ กำลังก้าวข้ามขอบเขตและกำลังขยายตัวเพื่อสร้างรอยเท้าระดับโลก การโทร VoIP ทั่วโลกเป็นเรื่องที่ไม่แพงเท่าที่ควร นอกจากนี้คุณยังเพิ่มข้อได้เปรียบของการมี “หมายเลขท้องถิ่นทั่วโลก” ให้กับธุรกิจของคุณ ด้วยคุณสมบัติ DID (Direct Inward Dialing) ขั้นสูงของระบบ VoIP ช่วยให้คุณมีหมายเลขท้องถิ่นเสมือนที่สามารถเข้าถึงได้จริงจากผู้โทรในประเทศอื่น ๆ
ตัวอย่างเช่นหากคุณทำธุรกิจในมาเลเซียเป็นจำนวนมากคุณสามารถซื้อหมายเลขท้องถิ่นที่ทำหน้าที่เป็น ID ผู้โทรของคุณและสนับสนุนลูกค้าชาวมาเลเซียด้วยสถานะหมายเลขท้องถิ่นเสมือนเมื่อคุณอยู่ในประเทศไทย VoIP ช่วยให้คุณมีสถานะท้องถิ่นทุกที่ในโลกและไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน
2. พกหมายเลขที่ทำงานของคุณไปทุกที่ (Mobile Worker)
Voice over Internet Protocol หรือ VoIP ต้องใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อใช้งาน ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถพกหมายเลขที่ทำงานไปได้ทุกที่ สิ่งนี้อาจเป็นประโยชน์สำหรับพนักงานที่ต้องเดินทางเพื่อรักษาเอกลักษณ์ทางธุรกิจขณะที่รักษาหมายเลขส่วนตัวไว้
ยิ่งไปกว่านั้นแอพฯ VoIP ที่ทำงานร่วมกับระบบ VoIP สามารถเปลี่ยนอุปกรณ์ใด ๆ ให้กลายเป็นโทรศัพท์นอกสถานที่กับระบบโทรศัพท์สำนักงานได้ เพียงใช้ laptop, desktop หรือ smartphone ของคุณ สามารถใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติหมายเลขสำนักงานของคุณโทรออกและรับสายธุรกิจผ่านสายโทรศัพท์ของบริษัท โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งของคุณ
3. สร้างแบรนด์ของคุณจากการติดต่อครั้งแรก
ในฐานะเจ้าของธุรกิจคุณสามารถที่จะมอบคุณภาพที่ยอดเยี่ยม เวลาที่ลูกค้าติดต่อเข้ามาได้หลายช่องทาง และหนึ่งในจุดแรกที่ลูกค้าอาจเจอคือบริการทางโทรศัพท์ของคุณไม่ว่าจะเป็น IVR เพลงรอสายหรือเสียงพูด คำทักทายที่สามารถกำหนดได้เองและเสียงดึงดูด รักษาลูกค้าไว้ในขณะที่สร้างความภักดีต่อแบรนด์
ระบบ VoIP ที่ทันสมัยช่วยให้คุณสามารถอัปโหลดและปรับใช้เสียงแบรนด์ของคุณเองเพื่อเพิ่มความลึกความอบอุ่นและเอกลักษณ์ ให้กับการแจ้งลูกค้าด้วยเสียงอัตโนมัติของคุณ ข้อความที่ชัดเจนรวมกับโทนเสียงหรือดนตรีแบ็คกราวน์เช่นเสียงพื้นหลังแครอลสำหรับการประกาศวันหยุดคริสต์มาสจะสะท้อนภาพลักษณ์ขององค์กรคุณและเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
4. เปิดเผยข้อมูลเชิงลึกของลูกค้าเมื่อมีการโทร (CRM Integration)
ระบบโทรศัพท์ของคุณไม่ควรทำงานเพื่อโทรออกและรับสายเท่านั้น สามารถใช้ร่วมกับแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่สำคัญเพื่อเพิ่มผลผลิตและปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าโดยรวม
การรวม VoIP กับ CRM ช่วยให้ธุรกิจมีแพลตฟอร์มข้ามช่องทางที่มีประสิทธิภาพในการรวมข้อมูล บริบทและการสนทนา เพิ่มคุณภาพของการโต้ตอบกับลูกค้า โดยการส่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องของการโทรแต่ละครั้งโดยอัตโนมัติ “หน้าจอป๊อปอัพ” เมื่อมีสายเข้า สามารถให้ข้อมูลแบบองค์รวมของลูกค้า ข้อมูลที่แสดงอาจรวมถึงข้อมูลผู้โทรพื้นฐานบันทึกการโทรบันทึกย่อที่สำคัญและอื่น ๆ ขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์ม CRM ที่คุณใช้
5. Real-time Team Collaboration
หากระบบโทรศัพท์ของคุณมีความสามารถในการสื่อสาร Unified Communications คุณจะได้รับเครื่องมือมากมายเพื่อเติมพลังการทำงานร่วมกันของทีมแบบเรียลไทม์ ระบบ UC ที่แข็งแกร่งร่วมกับระบบโทรศัพท์ IP ระดับองค์กรการรับส่งข้อความการยืนยันตัวตนและเทคโนโลยีการแชร์ไฟล์ในแพลตฟอร์มเดียว
6. เสนอหลักฐานเสียงในกรณีที่จำเป็น (Call Recording)
ความสามารถในการบันทึกและฟังการโทรเป็นบริการเปลี่ยนเกมโดยรวมสำหรับบริการการขายและการสนับสนุน ซึ่งอาจเป็นทรัพย์สินที่มีค่าที่สำคัญในกรณีเกิดข้อพิพาท และสอดคล้องตามกฎระเบียบอุตสาหกรรม โดยทั่วไปแล้วระบบโทรศัพท์ VoIP มีคุณสมบัติการบันทึกการโทรและไม่ต้องการแอปพลิเคชันพิเศษ นอกจากนี้คุณยังสามารถควบคุมอย่างละเอียดว่าใครสามารถบันทึกการโทรภายใต้สถานการณ์ใด รวมถึงเสียงที่แจ้งให้ทุกฝ่ายทราบก่อนการบันทึก เพียงแค่เปิดกดปุ่มบันทึกเสียงในโทรศัพท์ของคุณ
7. สอนกันสดๆ (Agent Coaching)
เพื่อให้แน่ใจว่าบริการลูกค้าในระดับเดียวกันการฝึกอบรม จึงหลีกเลี่ยงไม่ได้กับตัวแทนใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการบริการคอลเซ็นเตอร์ การฝึกอบรมและการปฐมนิเทศอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ
ด้วยคุณสมบัติ Call Monitoring ผู้จัดการสามารถช่วยตัวแทนใหม่ได้อย่างง่ายดายด้วยการให้คำแนะนำการโทรสดกับลูกค้า ในขณะที่ตัวแทนใหม่สามารถได้ยินเสียงผู้จัดการ แต่ลูกค้าไม่ได้ยิน คุณลักษณะนี้ช่วยให้ผู้จัดการสามารถแนะนำตัวแทนใหม่ผ่านการโต้ตอบที่แท้จริงมอบประสบการณ์การฝึกอบรมที่คุ้มค่า
8. ทำให้เว็บไซต์ของคุณให้มีชีวิต
คุณเคยเห็นหน้าเว็บที่มีปุ่ม “Call me” หรือไม่? เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจในการสร้างประสบการณ์ที่ดีที่มุ่งเน้นลูกค้าของคุณ ด้วยการเชื่อมต่อเว็บเพจของคุณเข้ากับระบบโทรศัพท์ของคุณผ่านทาง API โดยเฉพาะ คุณสามารถใส่ปุ่ม ” Call me” บนเว็บไซต์ของคุณและให้ลูกค้าของคุณป้อนหมายเลขโทรศัพท์ ให้ระบบ PBX ของคุณโทรออกโดยอัตโนมัติ
9. ประหยัดเวลาและการลงทุน
ระบบโทรศัพท์ที่ยอดเยี่ยมสามารถประหยัดเวลาและเงินของคุณในการบริหารและบำรุงรักษาระบบ ด้วย GUI ที่ใช้งานง่าย ผู้ดูแลระบบของคุณสามารถจัดการระบบโทรศัพท์ของคุณได้อย่างง่ายดายด้วยการตั้งค่าที่รวดเร็วและชัดเจน การติดตั้งสามารถทำได้ง่ายและรวดเร็วเช่นเดียวกับความสามารถแบบ Plug & Play ด้วย Auto Provisioning โทรศัพท์จำนวนมากสามารถกำหนดค่าและอัพเกรดจากระยะไกลได้พร้อมกัน ลดเวลาในการติดตั้งโทรศัพท์ IP ได้อย่างมากและช่วยให้สามารถจัดการได้อย่างต่อเนื่อง
10. Fail Over and Redundancy
แม้ในองค์กรขนาดเล็ก ระบบโทรศัพท์ล่มอาจมีผลกระทบทันทีและเป็นอันตราย ทางออกของการแก้ไขปัญหาความล้มเหลว ในกรณีที่เกิดเหตุฉุกเฉินหรือระบบ VoIP PBX ล่ม ที่สำคัญธุรกิจของคุณต้องสามารถกำเนินต่อไปได้ด้วยระบบสำรอง สิ่งนี้จะช่วยลดปัญหาการหยุดทำงานของระบบโทรศัพท์ ปกป้องธุรกิจและป้องกันการสูญเสียทางธุรกิจที่อาจเกิดขึ้น